La recommandation TEF définit un jeu de métadonnées pour les thèses électroniques soutenues en France. Elle propose une modélisation des métadonnées de thèse (cf. chapitre 2) et un format XML pour encoder ces métadonnées (cf. chapitre 3).

Le Ministère de l’Education nationale a voulu valoriser les thèses françaises grâce à leur diffusion électronique et engager une politique de dépôt et de conservation qui assurent leur pérennité.

Exprimée dans la circulaire du 21 septembre 2000^[1], puis dans la circulaire n° 05-094 du 29 mars 2005^[2], qui se fondaient sur les conclusions de rapports commandés en 1999^[3] et en 2004^[4], cette orientation nationale suppose la mise en place de nouvelles pratiques et de nouveaux outils à tous les niveaux : circuit administratif, mode de production de la thèse, modalités de dépôt, chaînes de traitement des documents, plate-formes de production, de gestion, de diffusion, gestion des droits, signalement et indexation par les moteurs de recherche Web, systèmes d’archivage pérenne… Toutes ces opérations supposent l'existence d'informations structurées qui accompagnent le document à différentes phases de sa vie.

L'objectif principal de TEF est de définir un ensemble de métadonnées qui permettent un échange d'informations structurées au cours de ces différentes phases, dans différents contextes, entre différentes applications.

TEF reflète les trois dimensions qui caractérisent toute thèse. Une thèse est à la fois un travail universitaire validé par des pairs, une œuvre de l’esprit soumise au droit de la propriété intellectuelle et un document administratif qui conditionne la délivrance d’un diplôme national. C'est pourquoi TEF contient, par exemple, des informations sur le jury qui a validé la thèse, sur les ayants droit associés à la thèse ou encore sur les décisions administratives qui lui ont conféré le statut de thèse.

Outre ces métadonnées de gestion, TEF comprend des métadonnées descriptives (bibliographiques). Ces deux types de métadonnées peuvent se recouper partiellement. Ainsi, les informations relatives au doctorant servent à la fois au suivi administratif de la thèse, à la gestion des droits associés et à sa description bibliographique, puisque le doctorant est à la fois un candidat au titre de docteur, un ayant droit et un auteur. Malgré ce chevauchement, il est utile de garder à l'esprit cette distinction entre les métadonnées descriptives et les métadonnées de gestion.