Le dispositif national de promotion des thèses électroniques distingue le niveau local du niveau national.^[6] Au niveau local, les établissements sont principalement responsables de l'encadrement du travail de recherche et de rédaction de la thèse, de la préparation de la soutenance, de la validation de la version officielle de la thèse et enfin de la délivrance du diplôme. Naturellement, à côté de ces missions qui sont de leur responsabilité exclusive, les établissements de soutenance peuvent veiller aussi à la diffusion de la thèse, à son signalement ou encore à sa conservation. Toutefois, ces dernières opérations ne relèvent pas exclusivement du niveau local. Elles peuvent être prises en charge par d'autres acteurs, à vocation nationale ou non. En particulier, le signalement exhaustif des thèses françaises est une des missions confiées au catalogue collectif SUDOC, qui fait office de bibliographie nationale des thèses. De même, le CINES a une mission nationale d'archivage pérenne des thèses électroniques. D'une manière générale, diffusion, signalement et archivage des thèses sont des opérations qui peuvent être prises en charge par une pluralité d'acteurs.

C'est précisément cette diversité des acteurs qui donne à TEF sa raison d'être et qui en fixe le périmètre. Pour mener à bien leurs missions, tous ces acteurs ont besoin de disposer de métadonnées structurées. Beaucoup d'entre elles ne peuvent être connues que par l'établissement de soutenance. C'est le cas notamment des métadonnées de droits qui, à ce titre, ont leur place dans TEF. En revanche, l'établissement de soutenance possède des informations sur les thèses qui ne sont pas utiles à l'exercice des missions de diffusion, de signalement et d'archivage. C'est le cas notamment de toutes les informations administratives qui concernent le déroulement de la recherche ou la préparation de la soutenance. Ces métadonnées ont un intérêt strictement local. Elles n'intéressent pas les tiers ; elles n'intéressent donc pas TEF. Par ailleurs, quand certaines métadonnées pertinentes peuvent aisément être générées par l'un de ces tiers, il n'est pas nécessaire de demander à l'établissement de soutenance de les fournir. C'est le cas, par exemple, de certaines métadonnées utiles à la conservation qui sont plus faciles à générer pour le responsable de la conservation que pour l'établissement de soutenance - sauf dans le cas où ce dernier conduit une action d'archivage pérenne dans le cadre d'une politique de site. Ces métadonnées très spécialisées n'intéressent pas non plus TEF.

C'est pourquoi TEF ne comprend que les métadonnées qui sont à la fois connues par l'établissement de soutenance et indispensables aux autres acteurs en charge d'une mission de diffusion, de signalement ou de conservation.

En complément, TEF comprend des métadonnées administratives facultatives qui permettent de dresser un panorama global de la production doctorale en France, de situer les thèses dans leur environnement scientifique et de mener des études infométriques. Ces métadonnées TEF ne sont pas obligatoires, mais elles sont recommandées. Ces informations sont déjà connues des établissements de soutenance puisqu'elles sont requises dans le processus de préparation de la soutenance. Il s'agit prioritairement de l'identité des rapporteurs, de la composition du jury et des organismes partenaires qui ont accompagné ou assisté les travaux du doctorant (laboratoire, université, entreprise...). Il est recommandé de les intégrer aux notices TEF pour permettre à ces données administratives d'être exploitées pour d'autres usages, notamment infométriques.