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Dernière mise à jour : 7 / 7 / 2010
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Les imports dans STAR : les principes
STAR peut être alimenté de trois manières différentes :
- par saisie dans les formulaires Web de STAR (cf. Manuel de l'utilisateur STAR)
- par imports partiels de métadonnées via service Web ou messagerie (cf. manuel)
- par imports complets de métadonnées via service Web ou messagerie (cf. manuel)
Objectif : éviter la double saisie
L'interface Web de STAR permet de saisir des métadonnées de thèse et de déposer des fichiers. Or, beaucoup de ces métadonnées ont déjà été saisies dans des applications propres aux établissements de soutenance. Il faut éviter cette redondance, qui fait perdre du temps et augmente les risques d'erreurs. Les établissements qui le souhaitent peuvent importer dans STAR ces métadonnées existantes, et pourront les accompagner ou non du document lui-même.
TEF comme format d'échange
Le schéma de métadonnées TEF a été conçu dans le but précis de servir de format d'échange entre les applications de gestion des thèses françaises.
Les applications n'ont pas besoin de gérer TEF comme format de travail ou comme format de stockage interne. Il suffit de transformer les données internes en TEF (complet ou non – cf. le point suivant).
Import complet ou partiel
Certaines applications locales de gestion des thèses sont capables de fournir à STAR la totalité des métadonnées TEF ainsi que le document. Dans ce cas, on parlera d'« import complet ». Les établissements de soutenance qui sont dans ce cas n'auront pas à travailler dans les formulaires Web de STAR. Leurs données transiteront de manière transparente.
Par contre, d'autres établissements ne pourront exporter vers STAR qu'une partie des métadonnées nécessaires – et parfois, sans le document. Dans ce cas, on parlera d' « import partiel ».
Import partiel et formulaires
Lors d'un import partiel, le format reste TEF, ou plutôt un sous-ensemble défini de TEF. Ce sous-ensemble est assez pauvre pour permettre à un établissement d'importer dans STAR des métadonnées issues d'une application de gestion administrative. (cf. La boite à outils) Une fois ce noyau minimal de métadonnées importé, les différents acteurs du circuit local des thèses utilisent les formulaires Web de STAR pour les compléter et, éventuellement, déposer le document.
Convertir vers TEF
L'ABES collabore avec différents établissements pour mettre au point des programmes de conversion vers TEF. Il s'agit de scripts XSLT qui permettent de passer d'un format XML vers TEF.
Exemples : ePrints, Dspace, OGET (Lyon 2)... vers TEF
Les résultats de cette collaboration sont accessibles sur la page Boîte à outils
Tous ces programmes sont publiés, réutilisables et modifiables par tous les établissements de soutenance.
Certaines applications de gestion administrative comme APOGEE n'ont pas de format XML. Etant donné le nombre d'établissements concernés, l'ABES propose un script pour transformer un export en format CSV vers TEF. Comme il n'existe pas d'export CSV standard, l'ABES propose également un modèle de fichier CSV. (cf. La boîte à outils)
Comment envoyer les données à STAR ?
Les établissements de soutenance peuvent transférer leurs données (métadonnées et documents) par le moyen d'un Web Service ou pour les établissements ayant peu de thèses par an par le simple envoi de courriel (métadonnées seules)
Les imports dans STAR : un groupe de travail
Composition du groupe
Le groupe de travail accueille des représentants des établissements suivants :
- ABES, Clermont Ferrand (BCIU), Lille 1, Limoges, Lyon 2, Lyon INSA, Nantes, Nice, Strasbourg, Toulouse (INPT)
Le groupe a pour objectifs de :
- faire collaborer ensemble l'ABES et les établissements pour permettre les échanges entre les systèmes d'information (SI) locaux et STAR ;
- partager les résultats de cette collaboration avec l'ensemble des établissements de soutenance.
Programme de travail
Les priorités du groupe sont les suivantes :
- Modéliser le type d'échanges à établir entre les SI et STAR (quelles interactions, quelles données, ... ?)
- Travailler sur différents protocoles : messagerie, services Web
- Travailler aux outils de conversion entre les formats de métadonnées locaux et le format d'échange TEF. Voir un exemple sur le blog de TEF.
- Permettre en priorité les échanges entre l'application administrative APOGEE et STAR.
Pour tout renseignement, contacter l'assistance de STAR
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