Nous mettons à votre disposition une Plaquette de présentation du système STAR , utile à tous les établissements ayant choisi aux termes de l'arrêté du 7 août 2006 relatif aux thèses, l'abandon du dépôt papier au profit du dépôt de la thèse électronique. Nous pouvons vous envoyer quelques exemplaires papier de cette plaquette sur simple demande sur notre guichet d'assistance

STAR carrefour des thèses électroniques françaises

Après plusieurs années de réflexion stratégique, d'expériences pilotes et de sensibilisation, la production et la diffusion des thèses sous une forme électronique  prennent une dimension nouvelle avec la publication de l’arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue du doctorat.

Un dispositif global

Nouveau circuit, nouvel outil

En théorie, toutes ces contraintes pourraient être satisfaites en conservant l’essentiel du dispositif actuel, conçu pour le papier et les microformes. Mais comment ne pas profiter de la dématérialisation des thèses pour dématérialiser aussi le circuit de gestion et de diffusion des thèses et, par la même occasion, rationaliser et fluidifier ce circuit, tout en offrant de nouveaux débouchés pour le signalement, la recherche et la diffusion des thèses ? C’est précisément dans cet esprit que l’ABES a développé l’application STAR, qui est un point central dans le nouveau circuit national des thèses. STAR sert d’interface entre les établissements de soutenance et les autres acteurs du paysage français intéressés par la valorisation des thèses. STAR est le guichet unique par lequel l’établissement de soutenance peut donner à ses thèses de nouveaux débouchés, qu’il s’agisse de débouchés incontournables (archivage, signalement) ou optionnels (serveurs de diffusion extérieurs à l’établissement, indexation du texte intégral).  Autre métaphore, STAR est une gare de triage.

STAR : les arrivées

Dans la première version de STAR, les établissements utilisent l’application pour venir y déposer les fichiers (éditions d’archivage et de diffusion) de la thèse et saisir les métadonnées associées, qu’il s’agisse des métadonnées descriptives ou des métadonnées de gestion (administration, archivage, droits). Chaque établissement possède sur le web un espace de travail collaboratif, dans lequel interviendront ses différentes composantes (doctorant,  école doctorale, scolarité, SCD, …), pour y effectuer les tâches pour lesquelles elles sont habilitées. STAR offrira plusieurs configurations pour s’adapter aux différents modes d’organisation des établissements. Dans une seconde version, STAR sera mieux articulé aux systèmes d’information locaux : au lieu de saisir ou ressaisir les métadonnées de thèses dans STAR, il pourra les importer dans le format TEF. Ce schéma XML a précisément pour vocation d’échanger, sous une forme normalisée et validée, les métadonnées des thèses électroniques françaises. Par ailleurs, à terme, STAR devrait pouvoir s'intégrer dans les Environnements Numériques de Travail des Universités. Dès lors, il ne sera plus nécessaire de créer des logins propres à STAR.

STAR : les départs

Après validation globale des fichiers et des métadonnées par un acteur habilité par l’établissement, STAR se charge d’une part d’exporter les fichiers d’archives et certaines métadonnées vers la plate forme d'archivage du Cines, d’autre part de convertir les métadonnées TEF en Unimarc pour alimenter en masse le catalogue Sudoc. Ainsi, le signalement dans le catalogue Sudoc, incontournable pour constituer la bibliographie nationale des thèses, est simplifié pour les bibliothèques puisqu’il est effectué automatiquement. Les établissements n’ont à saisir que les informations de base comme ils le faisaient avec les bordereaux. La mise à jour des notices de thèses se fait, en cas de besoin, directement dans le catalogue Sudoc. Enfin, STAR renverra à l’établissement de soutenance une version de diffusion de la thèse et ses métadonnées, dans le format souhaité (TEF, mais aussi DC, OAI_DC, ETDms du NDLTD, Unimarc en XML). À côté de ces débouchés obligatoires, STAR proposera à chaque établissement des options supplémentaires : export de la version de diffusion de la thèse vers un serveur de diffusion (CCSD, Cines…) ; indexation en texte intégral dans le portail Sudoc.

Fonctionnalités complémentaires de STAR

À côté de ces fonctions de gare de triage, STAR offre des fonctionnalités complémentaires.

• Mise en forme et impression d'une partie des métadonnées sous la forme d'un bordereau. Ce bordereau est aux thèses électroniques ce que le formulaire d'enregistrement de thèse soutenue est aux thèses papier. Car tant que les technologies de signature électronique ne seront pas plus répandues, le circuit électronique de gestion des thèses devra faire un détour par le papier et les signatures traditionnelles.
• STAR sert d'intermédiaire entre les établissements et le Cines, pour toute opération relative à l’archivage électronique des thèses. Cela comprend bien sûr le transfert initial vers le système d’archivage du Cines (PAC), mais aussi, en cas de besoin, la récupération d’une thèse archivée.
• Le renseignement des métadonnées des thèses est un processus collaboratif qui fait appel à différents métiers au sein de chaque établissement. Si certaines métadonnées sont communes aux différents métiers (informations sur le doctorant, le directeur de thèse, le jury, date de soutenance, titre de la thèse…), d’autres relèvent exclusivement d’un seul métier. C’est le cas par exemple des métadonnées d’autorité; à partir de STAR, afin de simplifier et de contrôler la saisie, le bibliothécaire peut lier les références des thèses à des notices d’autorité présentes dans le catalogue Sudoc. D’autres métadonnées sont renseignées automatiquement, comme les métadonnées techniques de chaque fichier de l’édition d’archivage de la thèse.
• La base des métadonnées est interrogeable par chaque établissement, à des fins administratives.
• Un identifiant persistant (PID) est associé à chaque thèse. Il permet de donner accès à la thèse en ligne de manière durable, où qu’elle se trouve. Par exemple, seul ce PID sera mentionné dans les notices Sudoc. L’ABES maintiendra par ailleurs un service de résolution qui assurera la correspondance entre le PID et la (ou les) URL(s) de la thèse. Le suivi des URLs se fera dans STAR, et seulement dans STAR. Enfin, ce PID et son service de résolution offriront des fonctionnalités avancées, pour une gestion plus fine des différentes versions, éditions et localisations de chaque thèse.