Sont concernées par cette recommandation toutes les thèses validées par un établissement d'enseignement supérieur et de recherche français habilité à délivrer le diplôme de docteur. Ce périmètre englobe les thèses d'Etat, les thèses de troisième cycle et surtout les thèses de doctorat (dites "nouveau régime"). TEF s'applique à toutes les thèses appartenant à ces trois catégories et à elles seules.
Au sein de ce périmètre, TEF doit pouvoir exprimer les métadonnées correspondant à des cas de thèse plus ou moins complexes. Les quatre scénarios qui suivent peuvent être traités par TEF :
[Annexe 1] 1 thèse / 1 version / 1 édition /1 fichier
Une édition PDF en un seul fichier, correspondant à la version complète de la thèse, telle que validée par le jury. L'édition PDF sert à la fois à l'archivage et à la diffusion. Ce sera probablement le cas le plus courant, mais non le seul.
[Annexe 2] 1 thèse / 1 version / 2 éditions / n fichiers pour chaque édition
Une thèse complète, éditée en XML (pour l'archivage) et en HTML (pour la diffusion).
[Annexe 3] 1 thèse / 1 version / 1 édition / n fichiers , avec des "ressources externes"
Une thèse sur travaux.
[Annexe 4] 1 thèse / 2 versions / 1 édition par version
Une thèse comprenant une image et un tableau pour lesquels le nouveau docteur n'a pas acquis les droits de diffusion. (ces images = ressources tiers....) Pour pouvoir diffuser la thèse malgré tout, il a été nécessaire de créer une nouvelle version, incomplète, amputée des extraits non diffusables. A côté de cette édition de diffusion, on a une édition contenant la version complète de la thèse.
Au-delà de ce périmètre, il existe d'autres catégories de thèses (thèses d'exercice...) et, encore au-delà, toutes sortes de travaux universitaires (mémoires, rapports...). Si TEF ne peut s'appliquer intégralement à ces autres types de document, la plupart des éléments TEF sont pertinents pour exprimer des informations structurées sur ces documents. TEF pourrait donc être réutilisé dans cette perspective, à condition d'abandonner quelques éléments propres aux thèses (comme le numéro national de thèse), d'assouplir quelques contraintes (contraintes de cardinalité, contraintes sur les valeurs autorisées...), voire d'ajouter de nouveaux éléments. Dans le cas du format XML de TEF, les modifications concerneraient les règles du schéma Schematron, mais non nécessairement les schémas XML (.xsd).