Le doctorant doit fournir à la bibliothèque de son établissement de soutenance :

• le résumé de sa thèse sous forme électronique (messagerie, CD-Rom), en français et en anglais, sans dépasser une longueur maximale de 1700 caractères -blancs inclus- par résumé (soit environ 10 lignes avec une police de 10). Ceci permet un signalement plus précis et plus rapide de la thèse dans le catalogue Sudoc, une fois la thèse soutenue et acceptée.
• et éventuellement des éléments (date de naissance…) permettant de le distinguer d’éventuels homonymes.

L’étudiant, au plus tard trois semaines avant la soutenance de la thèse, dépose au service de doctorat 2 exemplaires du formulaire d’enregistrement de thèse soutenue remplis et signés, et les 2 exemplaires de la thèse destinés à la bibliothèque (en plus des exemplaires destinés au jury).
Lors de la soutenance, le jury peut demander l’introduction de corrections dans la thèse. Le candidat dispose alors d’un délai de trois mois pour déposer sa thèse corrigée sous forme papier dans les mêmes conditions que précédemment.
Le docteur doit donner explicitement son accord pour la diffusion et la reproduction de sa thèse.

Signalement et diffusion

Le premier exemplaire de la thèse est déposé dans la bibliothèque de l’établissement de soutenance (service commun de documentation ou service interuniversitaire de coopération documentaire).
La thèse est signalée dans le catalogue du Sudoc soit directement par la bibliothèque de l’établissement de soutenance soit par l’Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES) grâce au formulaire d’enregistrement de thèse soutenue.
Sauf mention de confidentialité, la thèse est consultable dans l’établissement de soutenance et par le prêt entre bibliothèques.

Reproduction et archivage sur microfiche

Sous réserve de l’autorisation du docteur, le deuxième exemplaire de la thèse non confidentielle est transmis à l’Atelier national de reproduction des thèses concerné (Lille-III ou Grenoble-II) pour reproduction sur microfiche.