Un enjeu national

Depuis le début des années 1990, la conversion rétrospective des catalogues des bibliothèques universitaires a fait l’objet d’un programme continu de la part du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. 

Depuis la création du catalogue Sudoc, ces opérations ont pris notamment les formes suivantes :

• 2 marchés nationaux, pilotés par le MESR (2001-2004 puis 2005-2009) qui ont permis la conversion rétrospective de près de 1,8 million de notices par des prestataires ;
• des contrats d’établissement, par le biais desquels le MESR a pu financer tout ou partie d’opérations spécifiques ou ponctuelles de conversion rétrospective ;
• des initiatives des bibliothèques membres du réseau Sudoc, qui ont la possibilité d’obtenir des licences gratuites du logiciel client Sudoc, WinIBW, pour mener en interne leurs opérations de conversion rétrospective.

En 2011, une étude a été confiée au Bureau van Dijk avec deux objectifs :

• établir un bilan détaillé des opérations de rétroconversion effectuées dans le Sudoc depuis 2000
• formuler des propositions qui permettront à l'ABES d'élaborer un programme d'actions opérationnelles dans le cadre de son contrat d’établissement (2012-2015)

Les conclusions de cette étude sont disponibles dans la synthèse (4 pages) et la présentation en ligne , rédigées par le cabinet van Dijk.

Appel à projets 2012

En 2012, l’ABES continue d’encourager financièrement des opérations qui enrichissent le catalogue et valorisent des fonds parfois sous-exploités ou méconnus. Le 8 décembre 2011, l’ABES lance auprès des établissements d’enseignement supérieur et de recherche déployés dans le Sudoc un appel à projets afin d’y favoriser la conversion rétrospective de leurs fonds documentaires.

Présentation du dispositif

Formulaire de candidature 2012

Questionnaire en ligne à compléter avant le 08 février 2012 - Vous pouvez visualiser ce questionnaire au format pdf .

Formulaire d'évaluation des projets soutenus en 2011 (pour information)

Les dossiers peuvent être déposés jusqu’au 8 février 2012. Les établissements dont les projets auront été retenus en seront informés en avril 2012 par l’envoi d’une convention. Le versement de la somme prévue s’effectuera après le retour à l’ABES d’un exemplaire signé de la convention.

Pour toute information complémentaire... :

• consulter la présentation en ligne ("webinaire" des 26 et 31 janvier 2012)
• contacter le service d’assistance Sudoc (domaine : rétroconversion).

Enquête sur les projets 2013-2015

Les établissements Sudoc qui auraient des projets de conversion rétrospective et / ou de catalogage rétrospectif à mener dans la période 2013-2015 sont invités à renseigner les questionnaires ci-dessous avant le 29 février 2012 :

projets de conversion rétrospective (voir le questionnaire en format pdf )

projets de catalogage rétrospectif (voir le questionnaire en format pdf )

Pour toute information complémentaire... :

• consulter la présentation en ligne ("webinaire" des 26 et 31 janvier 2012)
• contacter le service d’assistance Sudoc (domaine : rétroconversion).

Accompagnement des établissements

Pour les documents (monographies) ne présentant pas de difficultés particulières

• des documents d'aide sont à la disposition des établissements, ainsi que les fiches du Guide Méthodologique
• l'ABES peut relire la version finale ou quasi finale des spécifications (document rédigé par l'établissement et, le cas échéant, son prestataire) : contacter l'ABES via le guichet d'assistance
• l'ABES reste à la disposition et à l’écoute des établissements tout au long du chantier de rétroconversion via le guichet d'assistance

Pour les documents spécifiques (documents iconographiques, ressources continues...) ou présentant une complexité particulière

• des documents d'aide sont à la disposition des établissements. La consultation du guide méthodologique et en particulier des règles de description des notices bibliographiques du Sudoc est indispensable.
• l'ABES peut relire dès leur première version les spécifications ; si besoin l’ABES peut également relire des versions ultérieures : contacter l'ABES via le guichet d'assistance
• l'ABES reste à la disposition et à l’écoute des établissements tout au long du chantier de rétroconversion via le guichet d'assistance

Documents pratiques

En tant qu'opérateur national, l’ABES apporte son concours aux établissements engagés dans des chantiers de conversion rétrospective. Des documents d'aide sont à leur disposition pour leur permettre de bien appréhender ces opérations.

Documents utiles à la constitution du dossier de consultation

• Cahier des Clauses  Administratives Particulières (CCAP)

L’ABES ne fournit pas de trame de CCAP, document par définition très spécifique à chaque établissement (nature et durée du marché, établissement des prix, modalités de règlement et des pénalités, etc.). Les Bibliothèques peuvent toutefois consulter à titre d'exemple le CCAP rédigé par la SDBD (Sous-direction des Bibliothèques et de la Documentation) pour le Marché National n° 05-60-001 en 2005 mais certaines informations contenues dans ce document sont obsolètes.

• Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)

Le CCTP définit la prestation dans son ensemble (organisation, description de la prestation, modalités de contrôle et de suivi…). L’ABES propose aux établissements une «trame de CCTP », à adapter et compléter en fonction de la prestation souhaitée.

L’annexe 1 au CCTP peut prendre la forme d’un « cahier de consignes  », dont pourront prendre connaissance les candidats du marché, listant les consignes de catalogage ou de traitement déjà identifiées au moment de la passation du marché. Par la suite, la Bibliothèque rédigera avec le Titulaire un « cahier des spécifications », regroupant l’ensemble des consignes utiles.

Autres documents utiles

• Document préparatoire à une opération de conversion rétrospective dans le Sudoc :

La fiche descriptive d’un catalogue à convertir : ce document élaboré dans le cadre du marché MENESR-DES-SDBD n°05-60-001 permettait la description et l'analyse des catalogues à traiter. Il peut encore servir de modèle pour évaluer la situation et les besoins avant toute opération locale de conversion rétrospective.

• Documents d’accompagnement d’une opération de conversion rétrospective dans le Sudoc :

- Cahier des spécifications : complète le cahier des charges et le cahier de consignes , pour détailler toutes les spécificités de l’opération (il est rédigé par / avec le Titulaire). Les établissements pourront également s’inspirer du «guide pratique à l’usage des bibliothèques participant au marché MENESR-DES-SDBD n°05-60-001», rédigé par le titulaire du marché (société Jouve) en 2005 (attention, certaines informations contenues dans ce document sont obsolètes : se référer au Guide Méthodologique ).

NB : Il est recommandé aux bibliothèques assurant leur conversion rétrospective en interne de rédiger à leur propre intention (et à celle des personnels contractuels ou vacataires engagés) un cahier des spécifications.

- Fiche «Transferts de notices du Sudoc vers les SIGB : Cas particulier des notices de conversion rétrospective en ligne » : élaborée par l’ABES pour permettre aux établissements de bien appréhender les impacts d’une conversion rétrospective sur les transferts réguliers Sudoc / SIGB.

- Fiche technique «Conversions rétrospectives en ligne dans le Sudoc » du guide méthodologique Sudoc.

- Fiche "Configuration des postes informatiques " pour le travail dans le Sudoc.

Pour plus d'informations, vous pouvez utiliser notre guichet d'assistance (domaine "rétroconversion").