Les documents de référence des différents formats fournis sont à considérer comme la base de la documentation pour ce qui est de l'échange des notices en provenance ou à destination du Sudoc.

• Modification des formats bibliographiques d'export - mises en œuvre le 2 juillet 2012
• Modifications du format bibliographique d'export - mises en œuvre au 9 janvier 2012
• Modifications du format bibliographique d'export - mises en œuvre le 2 juillet 2009
• Modifications du format bibliographique d'export - mises en œuvre le  27 août 2007 (en relation avec des changements de la mise à jour 5 du manuel UNIMARC bibliographique)

3 niveaux

Dans le système OCLC-PICA, les notices appartiennent à trois niveaux distincts. Chacun de ces niveaux définit le type d'information concerné, ainsi que les modalités de traitement (saisie, consultation, échange, etc.) associées. D'une manière schématique, on peut considérer :

•    niveau 0 : notices bibliographiques (données communes), notices d'autorité, notices de centres de ressources
•    niveau 1 : notices bibliographiques (données locales)
•    niveau 2 : notices d'exemplaire, données bibliographiques d'exemplaire

Pour les notices de niveau 0, deux formats d'échange sont disponibles : UNIMARC et MARC 21. Vous trouverez plus de détails à ce sujet sur la page Transferts réguliers .

Formats d'échange, formats de saisie

Le format d'échange des données bibliographiques locales et des données d'exemplaire est fondé sur le document : Recommandations pour l'échange de données d'exemplaire en format UNIMARC

Remarque : la partie 1 de ces recommandations, constituée de la Recommandation 995, a été mise à jour et la version 3 est disponible à cette adresse : http://www.adbdp.asso.fr/IMG/pdf_r995.pdf
 
Ce format sera utilisé pour TOUTES les notices de niveau 1 et 2 échangées, quel que soit le format choisi pour les notices de niveau 0 (UNIMARC ou USMARC).

Voir également :

• le site UNIMARC Program :  http://www.ifla.org/en/publications/unimarc-formats-and-related-documentation
• UNIMARC sur le site de la BNF : http://www.bnf.fr/fr/professionnels/anx_formats/a.unimarc_manuel_format_bibliographique.html

Identifiants de notices

Les notices fournies par le Sudoc sont strictement conformes aux spécifications de la norme ISO 2709.
Les identifiants fondamentaux indispensables lors de l'échange sont le PPN (PICA PRODUCTION NUMBER) et l'EPN (COPY PRODUCTION NUMBER).

Le PPN identifie de manière univoque une notice bibliographique de niveau 0, les données locales de niveau 1 en liaison avec le RBCCN, les notices d'autorité et les notices de centres de ressources.

L'EPN toujours lié à un PPN, identifie de manière univoque une notice d'exemplaire de niveau 2. Cependant, il  est systématiquement ajouté dans les zones concernées (voir Constitution du $5 ) ; en effet, conformément aux Recommandations , les données d'exemplaire ne sont pas échangées sous forme de notices, mais sous forme de zones ajoutées aux notices bibliographiques correspondantes.

Formats d'échange des données d'autorité

Deux documents au format RTF décrivent le format d'échange Unimarc/A des données d'autorité  proprement dit utilisé par le Sudoc (étiquettes des zones, sous-zones, indicateurs et leurs caractéristiques (obligatoire/facultatif, répétable/non répétable) et les tables de données codées associées à certaines zones du format des autorités.

Formats d'échange des données bibliographiques (niveau 0)

Le document Format d'échange des données bibliographiques (niveau 0) : UNIMARC  détaille les étiquettes des zones, sous-zones, indicateurs utilisés, ainsi que leurs caractéristiques (obligatoire/facultatif, répétable/non répétable).

Format d'échange des données bibliographiques en MARC 21 :  MARC 21 Concise format for Bibliographique Data (Edition 2005) sur le site de la Library of Congress.

Formats d'échange des données bibliographiques locales (niveau 1) et des données d'exemplaire (niveau 2)

Contraintes générales

Dans leur majeure part, ces données sont conformes aux spécifications des Recommandations ("Description des données d'exemplaire pour l'échange d'information bibliographique en format Unimarc").

Toutefois, comme certaines modifications ont été rendues nécessaires par l'adaptation au système PICA, une liste des ajustements a été élaborée, et les pages spécifiques ont été modifiées en conséquence, en détaillant les modifications par rapport aux Recommandations.

Constitution du $5

Dans la mesure où les données locales et les données d'exemplaire sont échangées, conformément aux spécifications des Recommandations, avec les notices bibliographiques correspondantes, il a été nécessaire d'inclure systématiquement (sauf pour la zone 856) le $5 préconisé dans les Recommandations.

Cependant, le mode de constitution du $5, compte tenu de la nature des formats de production, est différent selon que les informations échangées sont au niveau 1 ou au niveau 2.

Niveau 1 : $5 = RBCCN de catalogage (première bibliothèque concernée)
Niveau 2 : $5 = RBCCN de catalogage : numéro de la notice d'exemplaire dans le SU (EPN)

Il n'a pas paru nécessaire d'établir des tableaux distincts, pour ce qui est des formats d'échange, pour les données locales et les notices d'exemplaire, dans la mesure où, soit les mêmes étiquettes peuvent être utilisées dans les deux cas (seul le mode de constitution du $5 variant), soit les étiquettes sont spécifiques aux notices d'exemplaire.
 
Cependant, seules les zones 012, 316, 317, 318, 606, 686, 701, 702, 712 et 722 peuvent être utilisées au niveau 1. La zone 035, quant à elle, ne peut pas être utilisée au niveau 2, mais seulement au niveau 1. Cette zone constitue par ailleurs la seule ajoutée au format d'échange tel que défini dans les documents cités en référence.

Le format

Avertissement

Les tableaux ne donnent que la structure " brute " des données pouvant être présentes lors de l’échange.
La structure des zones a été définie à des fins d’échange, il ne s’agit donc pas d’une structure destinée à la production des données, mais d’une structure destinée à la fourniture de données lors d’une transaction entre deux systèmes.

On pourra aussi se reporter aux documents de référence utilisés pour la définition de ces zones et sous-zones, soit :

• le projet de notice de données locales en format MARC élaboré en 1994 par la BnF et la Sous-direction des bibliothèques, " Format de données locales ", version 0
• le manuel du format bibliographique UNIMARC, "Manuel UNIMARC : format bibliographique", 2e édition, version française, 1996, ou pour les zones ajoutées ou modifiées depuis cette date, la version anglaise
• la Recommandation 995

Tableau de comparaison entre les "recommandations" et le format d'échange des données locales et des données d'exemplaire.

Le tableau ci-dessous détaille les différences entre le document : "Description des données d'exemplaire pour l'échange d'information bibliographique en format Unimarc : Recommandations" et le format d'échange de données bibliographiques locales et de données d'exemplaire du Sudoc.