Le catalogage partagé dans le Sudoc

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Un dispositif mutualisé au niveau national


Le catalogage partagé dans le Sudoc constitue le dispositif de mutualisation du signalement bibliographique national au service de l’ensemble des communautés scientifiques. 

Les établissements documentaires membres du réseau Sudoc bénéficient d’un environnement technique et d’une gamme d’outils et de services. 

  • partage de bonnes pratiques en matière de catalogage et de signalement des ressources documentaires : format de données basé sur le format international UNIMARC ; liens systématiques aux données d’autorité (auteurs ; collectivités ; indexation matière, …) ; localisation des exemplaires disponibles dans chaque établissement pour favoriser les services de Prêt-entre-Bibliothèques et élargir la couverture documentaire
  • outils de production et de contrôle qualité communs aux équipes de catalogage 
  • service d’export vers  les SGB locaux des données enrichies/corrigées/mises à jour au quotidien par l’ensemble des professionnels du réseau
  • visibilité des collections de l’ESR dans le Sudoc et dans divers catalogues internationaux
  • formation et documentation

Plusieurs modes de production sont proposés :

  • création, enrichissement ou correction de notices bibliographiques à partir de l’interface de catalogage WinIBW
  • exemplarisation / localisation sur des notices Sudoc, à partir de l’interface de catalogage WinIBW ou à l’aide de COLODUS, application professionnelle d’exemplarisation
  • dérivation de notices à partir des plus grandes bases de données bibliographiques
  • modification en masse ou correction d’anomalies grâce à des outils spécifiques (ITEM, Paprika…) ou des webservices.

Les données produites collectivement par les équipes de catalogage des bibliothèques membres du réseau Sudoc sont quotidiennement exportées vers les Systèmes de Gestion de Bibliothèques (SGB) des établissements dans le cadre du service des Transferts Réguliers.

WinIBW : interface de catalogage dans le Sudoc


Développé et maintenu par la société OCLC, WinIBW est l’interface commune de catalogage utilisée par les professionnels des bibliothèques de l’ESR membres du réseau Sudoc.

Spécificités techniques

Accessible aux catalogueurs des établissements membres du réseau Sudoc, WinIBW, application  en mode client/serveur, doit être installée sur les postes de travail des utilisateurs (PC fixe ou portables équipés d’un système d’exploitation Windows). L’installation de WinIBW avec un SI sous Mac est possible mais uniquement à partir d’une machine virtuelle Windows. 

À noter : version de WinIBW actuellement utilisée (janvier 2020) : version 3.2.5.5

Fonctionnalités et services

Les fonctionnalités suivantes sont disponibles : 

  • 3 modes de catalogage : novice, semi-expert et expert
  • plusieurs modes de recherche : simple, avancée, balayage d’index
  • interface personnalisable pour la création /modification / suppression de notices bibliographiques/ d’autorité / d’exemplaires
  • contrôle bibliographique : création des liens (bibliographiques et autorités) entre les notices Sudoc
  • facilitation : automatisation de certaines commandes (scripts) ; mise à disposition de modèles de notices ; dérivation de notices à partir de bases externes
  • modules spécifiques (réservés à certains groupes d’utilisateurs) : administration des utilisateurs professionnels ; Prêt entre Bibliothèques (PEB) ; commandes d’administration des données

Des formations au catalogage avec WinIBW sont assurées tout au long de l’année universitaire.

Évolutions

Au fil des années, l’Abes a développé et mis à disposition des catalogueurs des établissements documentaires de l’ESR plusieurs interfaces professionnelles de production de métadonnées interconnectées avec la base Sudoc :

  • IdRef, pour la production de notices d’autorité
  • STAR, pour la production des notices de Thèses de doctorat
  • COLODUS, pour le signalement des exemplaires
  • ITEM, pour l’administration des exemplaires

L’interconnexion entre WinIBW et IdRef et/ou COLODUS est laissée à la libre appréciation de chaque établissement.