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Système de gestion de bibliothèque mutualisé (SGBm)

le cloud

La mission d’étude et de mise en œuvre d’un SGB (Système de Gestion de Bibliothèque) mutualisé a commencé en avril 2012.

Le CA de l’ABES avait inscrit cette action dans le projet d’établissement 2012-2015 qu’il a approuvé le 24 novembre 2011. « Le projet de système de gestion mutualisé est considéré comme une priorité par le Conseil d’administration et le Conseil scientifique, à mettre en œuvre rapidement car plusieurs établissements souhaitent changer de système dès maintenant. Le système proposé devra bien entendu être en mesure de gérer les ressources électroniques ».

Pourquoi ce projet ?

L’idée du projet est d’abord partie du constat de la multiplicité des SIGB et du coût élevé tant de l'acquisition et du maintien de chacun d'eux que de leur interopérabilité entre eux et avec le SUDOC. En janvier 2013, le SUDOC transfère régulièrement des notices à 153 SIGB correspondant à 18 logiciels différents.

Puis, le projet a pris une autre dimension avec l’apparition de systèmes de gestion de bibliothèque de nouvelle génération appelés par convention SGB, pour marquer leur proximité des SIGB -et leur différence. Un SGB regroupe les principaux logiciels documentaires (SIGB, base de connaissance, résolveur de liens, ERMS, outil de découverte) en une plate-forme de services de bibliothèque dans les nuages commune à toutes les bibliothèques abonnées et configurable par chacune d'elles.

Les comités du projet

  • Le Comité technique : il a mobilisé 24 établissements de l’enseignement supérieur et 5 établissements du groupe EPRIST pour étudier en 2012 les différents aspects d’une éventuelle migration de leur informatisation vers un SGB mutualisé. Il a traité les aspects fonctionnels (acquisitions, catalogue et catalogage, circulation) mais aussi les questions d’ouverture des données et des services informatiques ainsi que le modèle économique.
  • Le Comité de pilotage : il est constitué d'un président d'université, d'un directeur de grande école, du directeur de l'AMUE, d'un représentant de la MISTRD, d'un DSI, de deux représentants de l'ADBU, d'un représentant de Couperin, d'un représentant d'un réseau étranger, du directeur de l'ABES et du chargé de mission de l'ABES.

Mars 2013 : publication de deux études

Étude d'impact SGB mutualisé

Cette étude explore les enjeux de ce projet , ses implications, les risques concernant les solutions hébergées sur le web tout autant que les avancées qu’ils annoncent. Elle propose trois scénarios de mise en œuvre.

Elle a suivi le circuit institutionnel : débat en conseil scientifique, au comité technique, au comité de pilotage puis au conseil d’administration du 31 mai. Elle a également été publiée sur le web  en l’ouvrant aux commentaires . Le document définitif issu des débats du CA intègre les commentaires retenus par le Conseil d'administration.

Étude Pléiade sur les "Outils de découvertes"

Comment améliorer la découverte des ressources nationales, notamment revues et livres électroniques ? Pour analyser les possibilités d’étoffer ces services nationaux à l’aide d’un outil de découverte à l’échelle du web, l’ABES a mandaté la société Pléade pour une étude d’exploration des trois scénarios suivants :

  • Un scénario de réalisation interne, élaborant un service de découverte, objet d’un développement spécifique - Annexe A
  • Un scénario utilisant des outils de découverte présents sur le marché : Summon (Serial Solutions), Primo (Ex Libris), EBSCO Discovery (EBSCO), WorldCat local (OCLC) - Annexe B
  • Un scénario qui établirait une collaboration avec Google Scholar : pour ce scénario, Google Scholar est l’élément central, proposant une interface publique ainsi que le moteur de recherche. L’accès au texte intégral s’effectuerait via un résolveur de liens -  Annexe C

Etude Pleiade (en anglais)

Synthèse de l'étude Pleiade (en français).

Mai 2013 : le choix du scénario

Après avis du Comité technique, du Comité de pilotage et du Conseil scientifique de l'ABES, le Conseil d'administration de l'ABES a choisi le scénario de déroulement du projet. Le scénario 2 -qui envisage le projet globalement- a été choisi :

  • migration des établissements volontaires vers le SGB mutualisé (pour leurs fonctions locales) 
  •  évaluation par les établissements et l’ABES du module de production de métadonnées du SGB mutualisé et de son aptitude à offrir une solution de catalogage partagé

Le tout sera mené dans le cadre d’un dialogue compétitif.

Si le projet ne dissocie pas les deux volets (fonctions locales et centrales), leur temporalité n’est pas identique : alors que les établissements pilotes sont pressés de remplacer leurs SIGB vieillissants, le remplacement du système central (CBS de la société OCLC ex-PICA) requiert un tempo différent, avec une cible et des jalons. C’est pourquoi le conseil d'administration a demandé qu’une étude complémentaire soit menée sur le remplacement de CBS. Cette étude constitue un pré-cahier des charges :

  • Quels sont les objectifs d’un service national de catalogage dans la perspective du web?
  • Qu’attend-on d’un service national de catalogage appelé à desservir le SGBm et les SIGB des établissements qui ne migreront pas vers le SGBm ?
  • Comment s’articulera-t-il avec les applications et services existants ?
  • Dans quelles conditions garantir notre maîtrise des données et de leur réexploitation?

Juillet à septembre 2013 : appel à candidatures pour la phase pilote

Les membres du comité technique désireux de poursuivre l’aventure et d’être sites pilotes se sont réunis en juillet avec l’ABES pour examiner les conditions de participation à la phase pilote . Parallèlement la commission SSI de l’ADBU et l’ABES ont examiné comment représenter dans la phase pilote les autres établissements du réseau. Enfin, un courrier a été adressé en août à tous les présidents et directeurs d’établissement pour demander un engagement de ceux qui souhaitaient être sites pilotes. 44 établissements ont répondu. La plupart ont exprimé leur intérêt pour le projet et finalement 12 établissements ont été retenus pour la phase pilote.

Octobre 2013 : lancement de deux groupes de travail

Groupe de travail sur le catalogage et la production de métadonnées

Les travaux de ce groupe de travail ont abouti à la rédaction d’une « Étude sur les objectifs d’évolution de service de catalogage partagé et de la production des métadonnées communes dans le réseau SUDOC et SUDOC-PS ». Suite à un appel d’offre publié dans l’été, c’est Maurits van der Graaf de la société Pleiade - ainsi que Jean Bernon, chargé de mission SGBm à l'ABES -  qui ont coordonné le groupe de travail sur le catalogage et la production de métadonnées.

Groupe de travail des sites pilotes

Piloté par Jean Bernon, ce groupe était principalement composé des chefs de projets des établissements pilotes engagés dans la mise en place d’un SGB mutualisé. Il s’agissait pour ce groupe de favoriser une migration de qualité, d’approfondir le rôle des partenaires du projet (sites pilotes, ABES, réseau, AMUE, fournisseurs), de préparer la migration ultérieure d’autres membres du réseau. Ils ont recueilli et mis en forme l’ensemble des informations indispensables à la migration entre les systèmes.

Connaître la composition des groupes

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