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Système de gestion de bibliothèque mutualisé - SGBm

Un accord cadre pour les établissements membres du groupement de commande : 2016-2020 

L'accord-cadre désigné sous l'appellation "Système de gestion de bibliothèque mutualisé - SGBm" couvre la fourniture d'une plate-forme de services documentaires - comportant les fonctions classiques des SIGB, un résolveur de liens, un outil de découverte, l'accés à une base de connaissance, un ERMS - articulée avec les systèmes nationaux administrés par l'Abes. Les fonctionnalités sont découpées en grands ensembles :

  • fonctions locales : acquisitions, circulation et accès aux documents, production de métadonnées, catalogue public et/ou découverte, workflows avec les applications locales, migration depuis les anciens systèmes
  • fourniture d'un guichet d'assistance et de documentation et d'un environnement de formation
  • mise en œuvre des workflows avec les services nationaux gérés par l'Abes (Sudoc, IdRef...)
  • garanties d'ouverture et de sécurité

groupement-commande-sgbm

L'Abes constitue l'interlocuteur en matière de migration des données bibliographiques, de production des métadonnées et de garantie des données. Pour leur part, chaque établissement est l'interlocuteur principal des fournisseurs en matière de support et d'intégration aux systèmes d'information locaux. Enfin, d'autres acteurs peuvent intervenir à la demande de l'Abes ou d'un établissement, pour mettre en place par exemple des adaptations ou des compléments techniques, notamment lors de l'intégration à d'autres systèmes.

Modalités de l’accord cadre 

En octobre 2016, après 16 mois de dialogue compétitif avec les candidats proposant des solutions de type "SGB nouvelle génération", 4 offres ont été retenues portées par les sociétés :

  • Decalog – Data management
  • Ex-Libris - Proquest
  • Linagora – Biblibre
  • OCLC

Le dialogue compétitif a permis de faire évoluer à la fois le modèle économique, les fonctionnalités et l’ingénierie de projet des fournisseurs. Il a débouché sur un accord-cadre qui définit les besoins techniques pour l’ensemble des signataires du groupement de commande et engage les titulaires du marché sur une période de 4 ans, notamment en termes de plafonds de tarifs. De plus, les titulaires étant remis en concurrence par chaque établissement du groupement dans le cadre de marchés subséquents, l’accord cadre permet de maintenir un bon niveau de concurrence technologique et économique entre les solutions retenues. 

Les titulaires de l'accord cadre sont les seuls habilités à équiper les établissements signataires du groupement de commandes. Pour leur part, les établissements sont appelés à négocier avec les titulaires du marché à l’occasion de marchés subséquents qui tiennent compte de leurs besoins spécifiques. Pour accentuer leur poids dans les négociations, certains établissements peuvent choisir de se regrouper et de rédiger ensemble les documents de marché. A la fin de la procédure, chaque établissement signe son propre marché subséquent pour une durée de 5 ans.

Pour l’ensemble du groupement, le calendrier prévisionnel prévoit 2 vagues de déploiements annuelles jusqu’en 2020.

Particularités techniques

Les solutions retenues répondent globalement aux fonctionnalités de base attendues. Une attention particulière est portée sur plusieurs axes, plus délicats :

  • l’articulation entre collections papiers et électroniques
  • la fluidité de traitement de ces supports (en termes d’acquisitions, de traitement, d’usage…)
  • la gestion des consortia à différents niveaux et dans différents domaines
  • les échanges de données entre le Sudoc et le SGBm.

D'un point du vue technologique, le modèle software as a service (SaaS) s’est imposé : les plate-formes de services proposées par les prestataires sont basées "dans les nuages" (cloud), les établissements payant un abonnement annuel global. Il est néanmoins prévu un stockage des données par au sein d'une base miroir. Par ailleurs, une attention particulière a été portée à l’interconnexion des SGBm et des systèmes d’information globaux de chaque établissement (Gestion des Ressources Humaines, Gestion Financière et Comptable…).

Bien que clairement centré sur les systèmes locaux, le projet SGBm conserve l'objectif d’une articulation forte avec les systèmes nationaux actuels et futurs. A ce titre, les établissements équipés de solutions SGBm continueront à cataloguer / exemplariser leurs ressources dans le Sudoc.

Une coopération 2.0 avec les établissements

En 2017, avec la signatures des trois premiers marchés subséquents, ce projet a atteint ses objectifs initiaux. Son cheminement a été l’occasion de mettre en place un mode de coopération très étroit entre les établissements pilotes et l’Abes, basé sur un travail collaboratif réactif et transparent, allant dans le sens de l’intérêt général de tous les établissements.

Cette coopération avec les établissements va se prolonger a minima jusqu’en 2020. Parmi les dispositifs de concertation avec les sites pilotes, l’accompagnement sur les marchés subséquents et l’assistance ont déjà fait leurs preuves. Cette assistance montera progressivement en puissance, avec, par exemple, la publication, d'une FAQ sur le guichet ABESstp en vue de capitaliser sur l’expérience des sites pilotes.

Par ailleurs, pour accompagner la préparation de la migration des données Sudoc, certains services proposés par l’Abes ont évolué ou sont en cours de gestation :

  • un dispositif de sauvegarde national pour les données des établissements SGBm
  • une plateforme mutualisée pour les formations et supports SGBm,
  • une coordination du recueil des besoins, des initiatives locales et des développements sur les  applications nationales
  • un nouvel outil de catalogage

Depuis 2015,  une journée annuelle d’informations et d’échanges est réservée aux membres du groupement de commandes.

Gouvernance et organisation

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