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Produire dans Calames

Cataloguer en EAD

Le format utilisé pour les données de Calames est l'EAD , DTD s’appuyant sur une syntaxe XML.

Bien que l’interface de catalogage Calames permette de se dispenser de maîtriser cette syntaxe, une formation préalable à la DTD EAD est indispensable pavant de travailler dans Calames. La connaissance du traitement archivistique des fonds est également un pré-requis.

Chaque année, l'Abes assure une formation à l'outil de catalogage,

Un Manuel de catalogage est à disposition du réseau Calames. Rédigé et mis à jour par le groupe de travail Calames, ce manuel est en concordance avec les préconisations du Guide national des bonnes pratiques EAD en bibliothèques .

Un outil de travail commun

Les établissements du réseau Calames produisent et publient leurs inventaires de manuscrits et d’archives dans une base centrale, à l’aide d’une interface commune accessible en ligne (via le navigateur Internet Explorer).

Via cette interface,  tout catalogueur peut éditer les fichiers de son établissement et visualiser les instances EAD créées par d’autres RCR.

L’outil de catalogage Calames s’appuie sur un plugin web de l’éditeur XMetal. Enrichi pour les besoins spécifiques du réseau, son interface graphique dispense en partie d'une maîtrise de la syntaxe XML.

Des fonctionnalités supplémentaires ont été développées afin de : 

  • assurer la cohérence du catalogue (listes fermées de valeurs d’attributs),
  • normaliser les entrées d’index grâce aux autorités Sudoc (application IdRef),
  • exporter sous diverses formes et contrôler les fichiers EAD, etc.

Un mémento d'aide à l'utilisation de l'outil de catalogage dans Calames est disponible en ligne.

La charge de travail que suppose un déploiement dans Calames dépend des types de documents conservés dans chaque établissement, des volumétries concernées, de la profondeur de la description souhaitée.

La participation au réseau Calames n'est pas conditionnée par la quantité de données produites : il est  conseillé de faire ce travail de manière assez régulière, pour ne pas perdre le bénéfice des formations.

A noter : Outre le temps consacré à la production de données,  la visibilité des fonds sur internet peut augmenter les demandes de renseignements, reproductions...

Licences XMetal

Chaque établissement déployé reçoit un n°RCR Calames, correspondant à un ou plusieurs login(s) d’accès à l'application

Les licences ne sont pas attachées à des postes de travail : leur quantité dépend du nombre d’accès simultanés dont l’établissement a besoin et doit être déclarée dans le cadre de la convention Calames signée entre l’établissement et l’Abes.

La mise à disposition de l'interface de catalogage en ligne donne lieu à facturation. Celle-ci est calculée en fonction de l'amortissement de l'achat des licences XMetal.

Trois catégories tarifaires ont été définies : voir les tarifs

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