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Produire dans Calames

Cataloguer en EAD

La DTD EAD est le format de catalogage dans Calames. Ce format s’appuie sur la syntaxe XML mais l’interface de catalogage de Calames permet de se dispenser de maîtriser cette syntaxe.

Pour travailler dans Calames, il est indispensable d’avoir reçu une formation préalable à la DTD EAD. La connaissance du traitement archivistique des fonds est également un pré-requis. L'ABES assure chaque année une formation à l'outil de catalogage, avant passage aux travaux de catalogage effectifs.

L’ABES met également à disposition du réseau Calames un Manuel de catalogage rédigé et mis à jour par le groupe de travail Calames, en concordance avec les préconisations du Guide national des bonnes pratiques EAD en bibliothèques .

Un outil de travail commun

Les établissements du réseau Calames produisent et publient leurs inventaires de manuscrits et d’archives dans une base centrale, à l’aide d’une interface commune accessible en ligne (via le navigateur Internet Explorer), et grâce à laquelle tout catalogueur peut non seulement éditer les fichiers de son établissement, mais aussi visualiser les instances EAD créées par d’autres RCR.

L’outil de catalogage Calames s’appuie sur un plugin web de l’éditeur XML XMetal, que l'ABES a enrichi pour les besoins du réseau, et dont l'interface graphique dispense en partie d'une maîtrise de la syntaxe XML. Des fonctionnalités supplémentaires ont notamment été développées pour assurer la cohérence du catalogue (listes fermées de valeurs d’attributs), pour normaliser les entrées d’index grâce aux autorités Sudoc (application IdRef), pour exporter sous diverses formes et contrôler les fichiers EAD, etc. Un mémento d'aide à l'utilisation de l'outil de catalogage dans Calames est disponible en ligne.

La charge de travail que suppose un déploiement dans Calames dépend largement des types de documents conservés dans chaque établissement et des volumétries concernées, ainsi que de la profondeur de la description que l’on souhaite atteindre. La participation au réseau Calames n'est pas conditionnée par la quantité de données produites : il est seulement conseillé de faire ce travail de manière assez régulière, pour ne pas perdre le bénéfice des formations. Outre le temps consacré à la production de données, il faut noter que la visibilité des fonds sur internet peut augmenter les demandes de renseignements, reproductions, etc.

Licences XMetal

Chaque établissement déployé reçoit un numéro RCR Calames, correspondant à un ou plusieurs login(s) lui permettant d'accéder à l'application en ligne et de l'activer.

Les licences ne sont pas attachées à des postes de travail : leur quantité dépend du nombre d’accès simultanés dont l’établissement a besoin et doit être déclarée dans le cadre de la convention Calames qui lie l’établissement à l’ABES.

La mise à disposition de l'interface de catalogage en ligne donne lieu à facturation. Celle-ci est calculée en fonction de l'amortissement de l'achat des licences XMetal. Trois catégories tarifaires ont été définies (voir les tarifs ).

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